Obowiązek inwentaryzacji

Obowiązek inwentaryzacji

Każda firma ma obowiązek dokonania inwentaryzacji przynajmniej raz w roku lub także sprawdzenia dokumentacji aktualnej pod kątem braków. W wielu firmach ciągnie się to tygodniami, ponieważ dokumenty nie są odpowiednio przechowywane. Co robić, aby mieć porządek w dokumentacji? Na pewno można wprowadzić obowiązek porządkowania dokumentów już przez pracownika, który je wystawia albo otrzymuje. W ten sposób wszelki pracownik będzie odpowiedzialny za swoje dokumenty i w przypadku ich zgubienia czy położenia w nieodpowiednie miejsce on będzie za nie odpowiadał. Warto także wprowadzić jakiś system segregacji dokumentów. Do takiego celu przydatne będą teczki, notesy czy nawet segregatory i koszulki foliowe. Dzięki schowaniu dokumentów przyporządkowanych do jednego klienta do jednej teczki wszelki pracownik znajdzie bez kłopotu historię współpracy z tym klientem, nawet jeśli wcześniej zajmował się nim odmienny pracownik. Dokumenty ogólne, które przychodzą do przedsiębiorstwa takie, jak przykładowo rachunki za media można przetrzymywać w jednym segregatorze, który co roku będzie zmieniany na nowy. Dzięki temu bardzo prosto będzie zsumować koszty prowadzenia działalności oraz w razie kontroli pokazać,iż mamy wszystkie potrzebne dokumenty oraz prowadzimy ich rachunek zgodnie z cenami podanymi w rachunkach. W ten sposób można zachować nie tylko porządek w dokumentach, ale też wykazać przed jednostkami kontroli, iż przedsiębiorstwo jest uporządkowane i dba o dokumentację. Także klient będzie posiadał lepszą opinie o firmie, jeśli zobaczy, iż jego dokumenty są trzymane osobne, a nie w jednej wielkiej skrzynce wraz z innymi danymi. Każda firma ma inny sposób segregowania dokumentów, jednakże podstawą są teczki, segregatory czy nawet podpisane koperty.